منشی کیست؟

منشی فردیست که به عنوان دستیار اداری نیز شناخته می‌شود و وظیفه انجام کارهای اداری را در یک دفتر بر عهده دارد. او باید فردی سازمان یافته بوده و توانایی انجام کارهای اداری و همچنین استقبال از مهمانان و مشتریان در دفتر را داشته باشد. این فرد مسئول پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ها است و همچنین موظف است تا برای جلسات با توجه به برنامه کاری کارفرما وقت تعیین نماید. او باید توانایی انجام چند وظیفه را در یک آن داشته و دارای مهارت‌های عالی بین فردی و همچنین تجربه اداری باشد.

وظایف یک منشی شامل استقبال از بازدیدکنندگان و مشتریان و پاسخ و ارجاع تماس‌های تلفنی است. همچنین او باید روزانه ایمیل‌ها را بررسی و دسته‌بندی کرده و محتویات آن را به کارفرمای خود ارجاع دهد. این فرد جلسات را برنامه ریزی کرده و به علاوه اتاق‌های کنفرانس را برای جلسات آماده می‌کند. همچنین ممکن است هماهنگ‌کننده و یا مسئول برگزاری ایونت‌ها و یا کنفرانس‌ها نیز باشد. او باید قادر باشد تا برای مدیران، برنامه سفر تنظیم کرده و در صورت لزوم اسنادی از قبیل پرونده‌ها، محتویات پرداخته شده در جلسات و غیره را چاپ و کپی کند.

منشی باید مهارت کافی در زمینه مایکروسافت آفیس که شامل برنامه‌هایی همچون ورد، پاورپوینت، اکسل و غیره است، داشته باشد. او باید دارای سواد عالی کامپیوتر و مهارت‌های عالی بین فردی باشد. از اساسی‌ترین خصوصیات مورد نیاز برای منشی مهارت عالی و دقیق او در مدیریت زمان است. همچنین ممکن است تجربه کاری مرتبط و یا حداقل مدرک تحصیلی دیپلم برای این شغل نیاز باشد.

منبع

  • Share this post