مسئول برگزار کننده کیست؟
مسئول برگزار کننده مراسم که به عنوانهای متخصص رویداد یا برنامهریز رویدادها نیز شناخته میشود، مسئولیت برنامهریزی تمام جنبههای رویداد را داراست. وظایف اصلی او شامل انتخاب مکان، تعیین هزینه، ترتیب خدمات مراسم و نظارت بر رضایت مشتری است. این فرد ممکن است به عنوان پیمانکار و فردی کار کرده یا در یک شرکت رویدادها استخدام شود.
مسئول برگزارکننده مراسم باید فردی بااستعداد و باانگیزه برای سازماندهی رویدادهای برجسته و فراموش نشدنی باشد. این فرد مسئول هر قسمت از تدارکات رویداد بوده، و باید کارهایی از قبیل انتخاب مکان، تأیید منوها، نوع چینش قرفهها، محل نشستن و یا ایستادن افراد را ارزیابی کرده و موفقیت مراسم را پس از آن بسنجد.
این فرد به عنوان هماهنگکننده رویدادها، باید کاملاً منظم بوده و دانش کاملی در مورد مدیریت فروشندگان داشته باشد. مهارتهای ارتباط عالی و توجه به جزئیات در این شغل حیاتی است، زیرا موفقیت او در گرو تأمین نیازهای مشتری است.
وظایف یک مسئول برگزار کننده
وظایف یک مسئول برگزارکننده شامل تشخیص نیازها و انتظارات مشتری برای هر مراسم و برقراری ارتباط در حین برنامهریزی رویداد با فروشندگان، غرفهداران و سهامداران برای حصول اطمینان حاصل از مرتب بودن همه چیز است. او مسئول پیگیری همه مراحل تنظیم، اتمام و پیگیری رویداد بوده و بودجههای مربوط به آن را حفظ میکند.
او باید مسئولیت هماهنگسازی مکانهای کتاب، سرگرمیها ، عکاسان و سخنرانان برنامه را داشته و باید بازرسیهای نهایی را در روز مراسم انجام داده تا از پایبند بودن، همه موارد با استانداردهای مشتری اطمینان حاصل کند. این فرد نیازمند حداقل سه سال تجربه در این زمینه بوده و داشتن مدرک کارشناسی در زمینه هتلداری یا روابط عمومی نیز ارجحیت دارد. ترتیب انجام وظایف یک مسئول به شرح زیر است.
1- برنامهریزی:
مسئول برگزار کننده مسئولیت برنامهریزی جزئیات رویداد را دارد. این شامل تعیین تاریخ، مکان، زمانبندی، فرمت و اجزاء دیگر رویداد میشود.
2- مدیریت منابع:
این شامل مدیریت بودجه، تامین نیازمندیها، استخدام کارکنان و تعامل با تامینکنندگان و همکاران مربوطه است.
3- تبلیغات و بازاریابی:
مسئولیت انتشار و تبلیغات رویداد را دارد. این شامل استفاده از رسانههای اجتماعی، تهیه مواد تبلیغاتی، ارتباط با رسانهها و جذب شرکتکنندگان میشود.
4- هماهنگی و مدیریت روز رویداد:
مسئولیت هماهنگی و مدیریت روز رویداد را بر عهده دارد. این شامل هماهنگی با صحنهبندی، مدیریت جریان رویداد، حل مشکلات برگزاری و ارائه راهنما و پشتیبانی به شرکتکنندگان است.
5- ارزیابی و بهبود:
پس از برگزاری رویداد، مسئول برگزار کننده وظیفه ارزیابی عملکرد و بازخورد دریافتی را دارد. این شامل ارزیابی موفقیت رویداد، تحلیل نتایج و پیشنهادات بهبود است.
نتیجه گیری
مسئول برگزار کننده یک رویداد با مسئولیت برنامهریزی، مدیریت و هماهنگی، تبلیغات و بازاریابی، و ارزیابی عملکرد پس از رویداد است. او باید بتواند تمام جوانب برگزاری رویداد را مدیریت کند و تجربهای ممتاز برای شرکتکنندگان ایجاد کند. یک مسئول با استفاده از استراتژیهای مالی موثر، استخدام تیم مجرب و اجرای استراتژیهای بازاریابی مناسب، می تواند موفقیت رویداد را تضمین میکند. همچنین، ارزیابی دقیق پس از رویداد امکان بهبودهای لازم را فراهم میکند و بازخوردهای دریافتی را بهکار میگیرد تا رویدادهای آینده بهتری داشته باشیم. مسئول برگزار کننده با تمامی این وظایف، به یک پیشرو در صنعت برگزاری رویدادها تبدیل میشود.
برای مشاهده مقاله، مدیر مالی کیست؟
بر روی لینک کلیک کنید.
